پیپرا رولز

پاکستان میں پبلک پروکیورمنٹ ریگولیٹری اتھارٹی (PPRA) کے قوانین عوامی اداروں کے لیے بنائے گئے ہیں اور یہ لائبریریوں کے لیے بھی ضروری ہیں۔ ان قوانین کا مقصد شفافیت، احتساب، اور اخراجات میں کفایت کو یقینی بنانا ہے۔ لائبریریوں میں PPRA کے کچھ اہم قوانین درج ذیل ہیں:

1. پروکیورمنٹ کی منصوبہ بندی (قانون 8)

• لائبریریوں کو اپنی ضروریات کا تعین کرنا ہوتا ہے، جیسے کہ کتب، ڈیجیٹل وسائل، فرنیچر، اور دیگر سامان۔ اس کا مقصد تمام وسائل کی منظم طریقے سے خریداری کرنا ہوتا ہے۔

2. پروکیورمنٹ کے طریقے (قانون 9-12)

• اوپن بڈنگ (مقابلتی بولی): یہ طریقہ 100,000 روپے سے زائد کی خریداری کے لیے ہوتا ہے اور اس میں تمام اہل سپلائرز کو بولی میں شرکت کا موقع ملتا ہے۔
• براہِ راست خریداری: مخصوص صورتوں میں، جہاں صرف ایک ہی سپلائر ہو یا ہنگامی حالات ہوں، براہِ راست خریداری کی جا سکتی ہے۔
• کوٹیشن کی درخواست: یہ طریقہ کم قیمت خریداری (100,000 روپے سے کم) کے لیے استعمال ہوتا ہے۔

3. اشتہار اور بڈنگ کا عمل (قانون 12-13، 17)

• لائبریریوں کو اوپن بڈنگ کے لئے اخبارات اور PPRA کی ویب سائٹ پر اشتہار دینا ہوتا ہے تاکہ مختلف سپلائرز تک معلومات پہنچے اور زیادہ بولیاں موصول ہوں۔
• اشتہار میں سامان کی تفصیلات، ڈیڈ لائن، اور شرائط کو واضح کرنا ہوتا ہے تاکہ سپلائرز کو معلوم ہو کہ کیا مطلوب ہے۔

4. بڈنگ دستاویزات کی تیاری (قانون 23-25)

• تفصیلی وضاحت: بڈنگ دستاویزات میں ہر چیز کی تکنیکی وضاحت شامل کی جاتی ہے، جیسے کہ کتب کی تفصیلات یا سافٹ ویئر کی ضروریات۔
• شرائط و ضوابط: بروقت ڈیلیوری، گارنٹی، اور ادائیگی کی شرائط وغیرہ کو واضح کیا جاتا ہے تاکہ تنازعات سے بچا جا سکے۔
• انتخاب کے معیار: انتخاب کے معیار کو واضح کیا جاتا ہے، جیسے قیمت، معیار یا اضافی خدمات۔

5. بولیوں کی جمع کروائی اور کھولنا (قانون 22، 28)

• بولی کی جمع کروائی: بولیاں مخصوص وقت تک بند لفافے میں جمع کرائی جاتی ہیں تاکہ شفافیت رہے۔
• عوامی کھولائی: بولیوں کو تمام فریقین کی موجودگی میں کھولا جاتا ہے، جس سے شفافیت کو فروغ ملتا ہے۔

6. بولیوں کا تجزیہ (قانون 29-30)

• دو لفافہ سسٹم: پیچیدہ خریداری کے لئے دو لفافہ سسٹم استعمال ہوتا ہے؛ ایک تکنیکی اور دوسرا مالیاتی بولی کے لئے۔ صرف تکنیکی طور پر اہل بولیاں مالیاتی تجزیے کے لئے منتخب کی جاتی ہیں۔
• سب سے کم قیمت والی بولی: انتخاب سب سے کم قیمت پر کیا جاتا ہے جو کہ معیار اور دیگر شرائط کو پورا کرتی ہو۔

7. کنٹریکٹ ایوارڈ اور مینجمنٹ (قانون 31-38)

• کنٹریکٹ ایوارڈ: منتخب سپلائر کو کنٹریکٹ جاری کیا جاتا ہے جس میں ڈیلیوری، جرمانے، اور ادائیگی کی شرائط شامل ہوتی ہیں۔
• پرفارمنس گارنٹی: بڑے کنٹریکٹس کے لیے سپلائر سے پرفارمنس گارنٹی طلب کی جاتی ہے تاکہ وہ معاہدے کی شرائط کو پورا کرے۔
• کنٹریکٹ مانیٹرنگ: لائبریری سپلائر کی کارکردگی کی نگرانی کرتی ہے تاکہ بروقت اور معیار کے مطابق ڈیلیوری کو یقینی بنایا جا سکے۔

8. ریکارڈ کیپنگ اور دستاویزات (قانون 47)

• خریداری کے تمام ریکارڈز کو احتساب اور شفافیت کے لئے محفوظ رکھا جاتا ہے۔ یہ دستاویزات آڈٹ اور عوامی معائنے کے لیے دستیاب ہوتی ہیں۔

9. شکایات کا ازالہ (قانون 48)

• شکایات: اگر سپلائر کو عمل غیر منصفانہ لگے تو وہ شکایت درج کر سکتے ہیں جس کا ازالہ کیا جانا ضروری ہے۔
• تیسری پارٹی کا جائزہ: اگر مسئلہ حل نہ ہو سکے تو PPRA اس کو اعلیٰ حکام کے پاس بھیج سکتا ہے۔

10. پوسٹ پروکیورمنٹ عمل: معائنہ اور تصدیق

• ڈیلیوری کے بعد سامان کا معائنہ کیا جاتا ہے تاکہ وہ معیار کے مطابق ہو۔ اگر معیار پورا نہ ہو تو سپلائر سے تصحیح کی درخواست کی جاتی ہے۔

11. اثاثوں کا نکاس (قانون 53)

• لائبریریوں کو پرانے یا خراب ہو چکے سامان کو نکالنے کے لئے بھی PPRA قوانین کی پیروی کرنی ہوتی ہے، جو شفافیت کے تحت عوامی نیلامی کے ذریعے ہوتا ہے۔

لائبریریوں کے لئے PPRA قوانین کا خلاصہ

• شفافیت اور منصفانہ عمل: PPRA قوانین سے شفافیت اور منصفانہ مقابلے کو فروغ ملتا ہے۔
• معیار اور قیمت میں توازن: ان قوانین کے تحت لائبریریاں مناسب قیمت پر بہترین معیار کی چیزیں حاصل کر سکتی ہیں۔
• قانونی مطابقت اور آڈٹ کی تیاری: دستاویزات کی تفصیل سے آڈٹ کے وقت آسانی ہوتی ہے۔
• کارکردگی میں بہتری: مناسب منصوبہ بندی سے لائبریری کی خریداری کا عمل منظم رہتا ہے۔

PPRA قوانین کا مقصد یہ ہے کہ لائبریریاں عوامی فنڈز کو قانونی، شفاف، اور بہتر طریقے سے استعمال کریں اور لائبریری صارفین کو بہترین خدمات فراہم کر سکیں۔