سیریل اور پیریوڈیکلز (جیسے جرائد، میگزین، اخبارات، اور دیگر سلسلہ وار اشاعتیں) کی خریداری کے اصول و ضوابط Serials and Periodicals Purchasin Rules
سیریل اور پیریوڈیکلز (جیسے جرائد، میگزین، اخبارات، اور دیگر سلسلہ وار اشاعتیں) کی خریداری کے اصول و ضوابط لائبریریوں میں ان کے منظم استعمال اور تحقیق و تعلیم کے فروغ کو یقینی بنانے کے لیے وضع کیے جاتے ہیں۔ یہ اصول اور ضوابط ہر ادارے کے مطابق کچھ مختلف ہو سکتے ہیں، لیکن عمومی طور پر پاکستان میں ان کی خریداری کے لیے چند اہم رہنما اصول درج ذیل ہیں:
1. ضرورت کا جائزہ لینا
- مواد کی ضرورت: سب سے پہلے، ادارے کو یہ دیکھنا ہوتا ہے کہ اس اشاعت کا مواد ادارے کے علمی اور تحقیقی مقاصد کے مطابق ہے یا نہیں۔ کیا یہ اشاعت طلبہ، اساتذہ، یا محققین کی ضروریات پوری کر سکتی ہے؟
- شعبے کی ترجیحات: اگر مخصوص موضوعات (جیسے سائنس، ادب، ٹیکنالوجی، یا سوشل سائنسز) پر زیادہ زور دیا جاتا ہے تو اسی کے مطابق سیریل اور پیریوڈیکلز کا انتخاب کیا جاتا ہے۔
- 2. مالی منظوری اور بجٹ
- بجٹ کی دستیابی: سیریل اور پیریوڈیکلز کے لیے ایک مخصوص بجٹ مختص کیا جاتا ہے۔ اگر ان اشاعتوں کا خرچ لائبریری کے بجٹ میں آتا ہے، تو اس کی منظوری دی جاتی ہے۔
- سالانہ تجدید: سیریل اور پیریوڈیکلز کی خریداری عمومی طور پر سالانہ بنیادوں پر کی جاتی ہے۔ لائبریریوں کو ہر سال ان کے سبسکرپشن کو تجدید کرانا ہوتا ہے۔
- 3. خریداری کا عمل اور پالیسی
- سرکاری ادارے میں منظوری: سرکاری لائبریریوں میں پیریوڈیکلز کی خریداری کے لئے بعض اوقات پی پی آر اے (پبلک پروکیورمنٹ ریگولیٹری اتھارٹی) کے اصول و ضوابط کے مطابق خریداری کی جاتی ہے۔ اس کے تحت منظوری کا ایک مخصوص طریقہ کار اپنایا جاتا ہے۔
- تکنیکی اور مالیاتی تجاویز: بعض ادارے ٹینڈر کے ذریعے تکنیکی اور مالیاتی تجاویز طلب کرتے ہیں اور پھر بہترین مناسب اشاعت کو منتخب کرتے ہیں۔
- 4. سپلائر یا وینڈر کا انتخاب
- تسلیم شدہ سپلائر: سیریل اور پیریوڈیکلز کی خریداری کے لیے ایسے سپلائرز کا انتخاب کیا جاتا ہے جو تسلیم شدہ ہوں اور وقت پر اشاعت فراہم کر سکیں۔
- قیمت اور معیار کا موازنہ: مختلف وینڈرز کی قیمت اور فراہم کردہ معیار کو موازنہ کرکے منتخب کیا جاتا ہے۔
- 5. سبسکرپشن کے اصول
- براہ راست سبسکرپشن: اگر ممکن ہو تو سیریل اور پیریوڈیکلز کو براہ راست ناشر سے سبسکرائب کیا جاتا ہے، تاکہ درمیانی اخراجات کم ہوں اور اشاعت وقت پر ملے۔
- ایجنسی کے ذریعے سبسکرپشن: کبھی کبھار لائبریریاں ایجنسیز کے ذریعے بھی سبسکرپشن حاصل کرتی ہیں، خاص طور پر بین الاقوامی جرائد کے لیے۔
- 6. ریکارڈ کیپنگ اور کیٹلاگنگ
- دستاویزی نظام: ہر اشاعت کا مکمل ریکارڈ رکھا جاتا ہے، جس میں اس کی آمد کی تاریخ، سبسکرپشن کی مدت، اور آئندہ تجدید کی تفصیلات شامل ہوتی ہیں۔
- کیٹلاگنگ: سیریل اور پیریوڈیکلز کو لائبریری کے کیٹلاگ میں شامل کیا جاتا ہے تاکہ ان تک آسانی سے رسائی حاصل کی جا سکے۔
- 7. رسائی اور گردش
- پڑھنے کا مخصوص مقام: سیریل اور پیریوڈیکلز عموماً لائبریری میں مخصوص مقامات پر رکھے جاتے ہیں تاکہ قارئین وہاں بیٹھ کر ان کا مطالعہ کر سکیں۔
- گھر لے جانے کی پابندی: زیادہ تر لائبریریوں میں سیریل اور پیریوڈیکلز کو گھر لے جانے کی اجازت نہیں ہوتی اور انہیں صرف لائبریری میں ہی پڑھنے کے لئے رکھا جاتا ہے۔
- 8. آڈٹ اور معائنہ
- آڈٹ کے لئے ریکارڈ: سیریل اور پیریوڈیکلز کی خریداری اور تجدید کے تمام ریکارڈ کو باقاعدہ دستاویز کیا جاتا ہے تاکہ آڈٹ اور معائنے کے دوران شفافیت برقرار رہے۔
- کارکردگی کا جائزہ: لائبریری کمیٹی یا متعلقہ شعبہ سالانہ بنیادوں پر ان اشاعتوں کی افادیت اور استعمال کا جائزہ لیتا ہے تاکہ غیر ضروری یا کم استعمال ہونے والے پیریوڈیکلز کی تجدید کو ترک کیا جا سکے۔
- 9. رعایت اور سبسڈی
- بعض اوقات ناشرین یا ایجنسیز تعلیمی اداروں کے لئے خصوصی رعایت یا سبسڈی فراہم کرتے ہیں، جس سے لائبریریوں کو سبسکرپشن کی قیمت میں کمی مل سکتی ہے۔
- 10. ریٹائرمنٹ یا رائٹ آف پالیسی
- رائٹ آف: پرانی اور غیر استعمال شدہ سیریل اور پیریوڈیکلز کو رائٹ آف کیا جا سکتا ہے، تاکہ لائبریری میں نئی اور متعلقہ اشاعتوں کے لئے جگہ بنائی جا سکے۔
- یہ اصول اور ضوابط سیریل اور پیریوڈیکلز کی خریداری کو منظم، شفاف اور ضروریات کے مطابق بناتے ہیں، اور لائبریری کو بہترین اور متعلقہ معلومات فراہم کرنے میں مددگار ثابت ہوتے ہیں۔